Tietosuojaseloste
Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja (EU Tietosuoja-asetus artiklat 13-14 ja 30)
Laatimispäivämäärä 28.6.2022
1. Rekisterin pitäjä
Terapiakeskus Otavala Oy
Y-tunnus 3267896-7
Osoite: Kuokkamaantie 4a, 33800 Tampere
sähköposti: toimisto@otavala.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Rekisterin yhteyshenkilö:
Tietosuojavastaava Sanna Prittinen, puh. 040 668 2962, sanna.prittinen@otavala.fi
Rekisteriasioista vastaava henkilö: Hanna Elo, p. 040 669 6541, hanna.elo@otavala.fi
3. Rekisterin nimi
Terapiapalveluiden asiakasrekisteri.
Yritys tuottaa terapiapalveluita. Terapiaa toteuttavat alihankkijat ja työntekijät osakeyhtiön lukuun. Terapian järjestämiseen liittyvät ja terapioissa muodostuvat tiedot muodostavat Terapiakeskus Otavala Oy:n potilasrekisterin.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus
- Asiakkaan tutkimusten ja hoidon järjestäminen ja toteuttaminen
- Suoritetietojen kerääminen, tilastointi ja seuranta
- Terveydenhuollon ammattihenkilöiden valvonta
- Terapiapalveluiden asiakasmaksujen käsittely ja laskutus
5. Rekisterin tietosisältö
- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot: Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, yhdyshenkilöiden tai lähiomaisten yhteystiedot.
- Asiakkaan kanssa työskentelevien sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden nimi- ja yhteystiedot.
- Asiakkaan terapian kannalta olennaiset tiedot: Hoidon kannalta olennaiset lausunnot ja annetut todistukset, käynti- ja hoitojaksotiedot, terapiamuistiinpanot, hoitopalautteet, harjoitteluohjeet, valokuvat, äänitteet ja videot. Maksusitoumustiedot, terapioiden käyntipäivämäärät ja toteutuspaikat, asiakkaan asioihin liittyvien yhteistyökokousten tiedot.
- Laskutus- ja palkkiotiedot: Laskutustiedot, alihankkijoiden palkkiotiedot.
- Tilastointitiedot: käyntiin liittyvät päivämäärät, toimenpiteet.
Tietojen julkisuus ja salassapidettävyys: Rekisterin tiedot ovat salassapidettäviä, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Asiakkaalta tai hänen omaiseltaan/edunvalvojaltaan saadut tiedot.
- Asiakkaan tai hänen huoltajansa suostumuksella lähettävältä terveydenhuollon yksiköltä saadut tiedot.
- Kuntoutuksen ostajatahoilta saatavat tiedot, mikäli taho ei ole lähettävä taho.
- Terveydenhuollon, sosiaalihuollon ja kasvatus- ja sivistystoimen ammattilaisten tekemät havainnot ja tutkimukset.
- Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, asiakkaan hoitoon osallistuvilla terapeuteilla, mukaan lukien alihankkijat, on salassapitovelvollisuus. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä ja niitä luovutetaan vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai lakiin perustuen.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella asiakasta hoitaville terapeuteille, omaisille, lähettävälle taholle, asiakkaan asumisyksikköön tai jatkohoidosta vastaavaan yksikköön, kasvatus- tai koulutoimen ammattilaisille tai muille asiakkaan toimintakyvyn ja hoitotilanteen kannalta tärkeille ammattihenkilöille. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
Asiakas tai hänen laillinen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Laskutus- ja palkkiotietoja luovutetaan kirjanpitoon. Laskutustietoja luovutetaan maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.
Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan tietosuojalakia (1050/2018), lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta/suunnitelmaa.
Potilastietoja arkistoidaan Kanta-arkistoon.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia ja muuta käsittelyä ohjataan menettelytapaohjeistukseen kirjatulla kirjaamis-, tiedonhallinta- ja arkisto-ohjeistuksella.
Rekisterin sähköiset tiedot on suojattu tietoturvallisesti siten, että niitä pääsee käsittelemään vain siihen oikeutettu työntekijä siinä laajuudessa kuin hänen työtehtävänsä edellyttävät. Tietojärjestelmiin pääse edellyttää voimassa olevaa käyttäjätunnusta ja vahvaa salasanaa tai Digi- ja väestötietoviraston varmennekorttia. Tietokanta sijaitsee ulkoisen palveluntarjoajan hallinnoimissa konesaleissa.
Paperiset aineistot säilytetään lukitussa tilassa olevassa lukollisessa arkistokaapissa.
9. Tarkistusoikeus ja tarkistusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus häntä koskevien rekisteritietojen käsittelystä tai siitä, että niitä ei käsitellä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15. artikla ja tietosuojalaki 34§).
Kaikkiin asiakasrekistereihin ja osarekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus. Asiakkaalla tai hänen laillisella huoltajallaan on oikeus tutustua tietoihin ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään hoidon järjestämiseen, terapiasopimukseen ja hoitopalautteisiin ja muihin rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan rekisterinpitäjälle, joka antaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta.
10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti henkilörekisteristä vastaavalle henkilölle (Hanna Elo). Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html).
Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus ja todistuksessa on mainittava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
11. Muut mahdolliset oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, tämän kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Rekisterin oikeusperusteet:
Suomen perustuslaki (731/1999)
EU Yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (784/2021)
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/559/1994)
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009)
Arkistolaki (831/1994)
Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (2019/552)
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (2019/306)